— Prozessautomatisierung & KI
Arbeit automatisieren.
Organisation weiterentwickeln.
Wir erkennen, wo Automatisierung wirklich sinnvoll ist, und setzen passende Lösungen um.
Mit Ihren bestehenden Systemen, intelligenter KI und einem klaren Blick auf das, was im Alltag funktioniert.
Automatisieren kann man heute fast alles. Aber was davon lohnt sich wirklich?
Daten von einem Programm ins andere kopieren, immer wieder die gleichen E-Mails schreiben oder Informationen doppelt erfassen. Viele dieser Aufgaben kosten täglich Zeit, obwohl sie längst automatisch erledigt werden könnten.
Wir schauen uns an, wie bei Ihnen gearbeitet wird, wo unnötiger Aufwand entsteht und welche Aufgaben sich sinnvoll automatisieren lassen. Anschließend setzen wir die passenden Lösungen um.
- Wo geht im Arbeitsalltag unnötig viel Zeit verloren?
- Welche Aufgaben wiederholen sich ständig?
- Wo werden Informationen doppelt erfasst oder weitergegeben?
- Was können bestehende Systeme bereits übernehmen?
- Wo können Automatisierung und KI konkret Arbeit abnehmen?
Denn gute Automatisierung bedeutet nicht, möglichst viel Technik einzusetzen. Sondern weniger unnötige Arbeit zu haben.
Wir denken Automatisierung weiter.
Wenn ein Ablauf automatisch funktioniert, verändert sich oft auch an anderer Stelle etwas. Informationen kommen schneller an, Rückfragen fallen weg und Mitarbeitende haben mehr Zeit.
Genau das denken wir bei Holism mit. Denn eine gute Automatisierung kann mehr verbessern als nur die Aufgabe, für die sie ursprünglich gedacht war.
Zusammenarbeit verbessern
Wir verbinden Bereiche, klären Schnittstellen und sorgen dafür, dass Informationen dort ankommen, wo sie gebraucht werden.
Mitarbeitende einbeziehen
Wir gestalten Lösungen gemeinsam mit den Menschen, die später damit arbeiten.
Kapazitäten sinnvoll nutzen
Wir denken mit, wie frei werdende Zeit für wichtigere Aufgaben eingesetzt werden kann.
Umsetzung sicherstellen
Wir behalten das eigentliche Ziel im Blick und sorgen dafür, dass die Lösung im Arbeitsalltag funktioniert.
Von der ersten Idee zur funktionierenden Automatisierung.
Ob einzelne Aufgabe oder ganzer Prozess: Wir kümmern uns um die Umsetzung. Von der ersten Bestandsaufnahme bis zur Lösung, die im Alltag funktioniert.
Wie läuft es heute?
Wir schauen uns den bestehenden Ablauf an und erkennen, wo unnötige Arbeit entsteht.
Was geht einfacher?
Wir reduzieren unnötige Schritte und schaffen klare Abläufe, bevor wir automatisieren.
Was kann automatisch laufen?
Wir entwickeln und integrieren die passende Lösung. Mit bestehenden Systemen und KI, wo sie sinnvoll ist.
Wie funktioniert es im Alltag?
Wir führen die Lösung gemeinsam mit den Mitarbeitenden ein und sorgen dafür, dass sie zuverlässig genutzt wird.
Eine umständliche Eingabe.
Folgen für mehrere Bereiche.
Bei einem Kunden sollten Techniker ihre Einsätze im System dokumentieren. Das passierte häufig nicht, weil sie die Eingabe als zu kompliziert empfanden.
Was zunächst nach einem kleinen Problem aussah, hatte Auswirkungen auf mehrere Bereiche: Dem Innendienst fehlten Informationen, die Planung musste nachfragen und Daten wurden mehrfach erfasst.
Also haben wir uns nicht nur die Eingabe angeschaut, sondern den gesamten Ablauf dahinter.
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Zu komplizierte Eingabe
Techniker empfanden die bestehende Erfassung als zu umständlich und haben sie deshalb oft nicht genutzt.
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Wichtige Informationen fehlen
Der Innendienst hatte nicht die nötigen Daten, um Aufträge und Rückfragen zu bearbeiten.
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Zusätzliche Arbeit in mehreren Bereichen
Die Planung musste nachfragen und Daten wurden mehrfach erfasst.
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Arbeitsalltag verstehen
Wir haben mit den Technikern gesprochen und uns angesehen, warum die bisherige Eingabe nicht funktioniert und was sie vor Ort wirklich brauchen.
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Abläufe vereinfachen
Wir haben geprüft, welche Informationen tatsächlich erfasst werden müssen und wie sich die Dokumentation einfacher gestalten lässt.
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Bereiche verbinden
Wir haben uns angeschaut, wer die Informationen benötigt und wie Innendienst, Planung und weitere Bereiche damit arbeiten.
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Systeme automatisieren
Wir haben geprüft, wie die Daten automatisch in die bestehenden Systeme gelangen, ohne mehrfach eingegeben werden zu müssen.
Einmal erfassen.
Automatisch weitergeben.
Eine einfache Eingabe direkt vor Ort. Der Techniker dokumentiert seinen Einsatz und die Informationen werden automatisch an die richtigen Systeme weitergegeben.
So stehen die Daten dem Innendienst, der Planung und weiteren Bereichen zur Verfügung, ohne dass sie erneut erfasst oder angefragt werden müssen.
Einsatz dokumentieren
KundeMüller GmbH
TätigkeitWartung
NotizenAnlage geprüft, läuft einwandfrei.
FotosEinsatz speichern
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Innendienst
Sieht den Einsatz sofort im System und muss nicht nachfragen.
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CRM und ERP
Der Einsatz landet am richtigen Kunden und Auftrag.
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Planung
Folgeauftrag und Wartungstermin sind berücksichtigt.
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Bericht
Alle Daten stehen für Reports und Auswertungen bereit.
Spürbare Entlastung. Nachhaltiger Fortschritt.
Weniger Aufwand für Routineaufgaben, klarere Prozesse und mehr Zeit für das, was wirklich zählt. Heute und in Zukunft.
Bessere Abläufe
Prozesse sind klarer, schneller und zuverlässiger.
Mehr Zeit für wichtige Aufgaben
Ihr Team kann sich auf das konzentrieren, was wirklich zählt.
Organisation weiterentwickeln
Sie schaffen eine stabile Basis für weiteres Wachstum.
Was Sie vorher wissen sollten.
Welche Prozesse kann man im Unternehmen automatisieren?
Vor allem Abläufe, die sich oft wiederholen und klaren Regeln folgen. Typische Beispiele sind Daten von einem System ins andere übertragen, Anfragen sortieren und weiterleiten, Angebote und Dokumente erstellen, Rechnungen erfassen oder Einsätze dokumentieren. Entscheidend ist, wo heute im Alltag tatsächlich Zeit verloren geht.
Wie finde ich heraus, welche Prozesse sich für eine Automatisierung eignen?
Indem man sich den Arbeitsalltag genau anschaut. Wir sprechen mit den Menschen, die die Abläufe bearbeiten, und schauen, wo Daten doppelt erfasst werden, wo nachgefragt werden muss und wo Aufgaben sich ständig wiederholen. Daraus wird sichtbar, wo Automatisierung wirklich Aufwand spart und wo nicht.
Müssen wir schon wissen, was wir automatisieren wollen?
Nein. Es reicht, wenn Sie wissen, wo heute zu viel Handarbeit entsteht. Was sich davon sinnvoll automatisieren lässt, klären wir gemeinsam.
Brauche ich für Prozessautomatisierung KI?
Nein. Oft ist ein klarer Workflow, eine Schnittstelle zwischen zwei Systemen oder eine bessere Nutzung der Software, die Sie schon haben, die bessere Lösung. KI setzen wir dort ein, wo sie einen echten Unterschied macht, zum Beispiel beim Auslesen von Dokumenten oder beim Vorsortieren von Anfragen.
Funktioniert Automatisierung mit unseren bestehenden Systemen?
In den meisten Fällen ja. Wir bauen auf dem auf, was bei Ihnen bereits im Einsatz ist, etwa ERP, CRM oder Microsoft 365, und verbinden diese Systeme so, dass Informationen automatisch an der richtigen Stelle landen. Ein kompletter Systemwechsel ist dafür meist nicht nötig.
Ist der Einsatz von KI im Unternehmen DSGVO-konform möglich?
Ja, wenn er sauber aufgesetzt ist. Dazu gehören ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter, ein Eintrag im Verarbeitungsverzeichnis und die frühe Einbindung Ihres Datenschutzbeauftragten. Wir klären vorab, welche Daten wohin fließen, und wählen die Lösung danach aus.
Was kostet Prozessautomatisierung?
Das hängt vom Prozess und von der Zahl der beteiligten Systeme ab. Die laufenden Kosten für die Werkzeuge sind meist der kleinere Teil. Den größeren Teil macht die Arbeit am Prozess und an der Umsetzung aus. Den Aufwand schätzen wir nach dem ersten Gespräch ein, bevor Kosten entstehen.
Wie lange dauert ein Automatisierungsprojekt?
Das hängt vom Umfang ab. Einzelne Abläufe lassen sich oft in wenigen Wochen umsetzen, größere Vorhaben gehen wir Schritt für Schritt an. Wie lange die Umsetzung bei Ihnen dauert, wissen wir nach der Analyse.
Fallen durch Automatisierung Arbeitsplätze weg?
Darum geht es nicht. Ziel ist, Mitarbeitende von wiederkehrenden Aufgaben wie Abtippen, Nachfragen und doppelter Erfassung zu entlasten, damit mehr Zeit für die eigentliche Arbeit bleibt. Die Mitarbeitenden sind von Anfang an dabei, weil sie den Prozess am besten kennen.
Gibt es eine Förderung für Automatisierung und KI-Beratung?
Für kleine und mittlere Unternehmen kann das BAFA-Programm „Förderung von Unternehmensberatungen für KMU“ infrage kommen. Gefördert wird in der Regel der Beratungsanteil, nicht die technische Umsetzung. Wichtig ist, den Antrag vor der Beauftragung zu stellen. Ob die Voraussetzungen erfüllt sind, prüfen wir gemeinsam vor Projektstart.
Wo bleibt bei Ihnen Arbeit hängen?
Schreiben Sie uns kurz, worum es geht. Ein, zwei Sätze reichen. Wir melden uns persönlich und schauen gemeinsam, ob und wie wir helfen können.